Уважаемые клиенты!

Представляем вашему вниманию доработку автоматических действий - автоматическая отправка сообщений при окончании абонемента и автоматическая смена статуса посетителя.

Целями данных доработок являются:

1. Автоматическая рассылка сообщений в фоне посетителям, у которых заканчивается абонемент,
2. Автоматическая смена статуса посетителям при наступлении определенного события:
   • спустя определенный период после добавления посетителя в систему,
   • спустя определенный период после последней смены статуса посетителя,
   • спустя определенный период после отмечания последнего посещения.

Рассмотрим детально каждую доработку.

Автоматическая отправка сообщений при окончании абонемента

После полной настройки данная доработка позволит системе в фоновом режиме (без вашего вмешательства) проверять сроки действия абонементов посетителей и рассылать сообщения, согласно шаблону, тем посетителям, у которых абонемент заканчивается через определенное количество дней.

Для создания и настройки автоматического действия перейдите на страницу пункта меню Организация – Автоматические действия – кнопка "Добавить действие".

Далее вам необходимо настроить автоматическое действие:

"Название"

Укажите название автоматического действия.

"Действие активно"

Галочка в опции "Действие активно" после сохранения настроек запускает автоматическое действие – будет происходить проверка сроков действия абонементов и рассылаться сообщения.

Поэтому, если вы не уверены в том, что закончили с настройкой автоматического действия – снимите галочку.

"Событие"

Выберите из списка событие - "Абонемент заканчивается по сроку"

"Событие происходит за _ дней до окончания абонемента"

Укажите за сколько дней до окончания абонемента посетителя должна происходить проверка сроков действия абонементов и производиться рассылка сообщений.

"Действие"

Посетителям с заканчивающимися абонементами будут отправлены сообщения, согласно указанному в настройках автоматического действия шаблону.

Раньше или позже указанного времени сообщения не будут рассылаться.

Опция "Отправка посетителю":

Галочка в этой опции означает, что сообщения будут рассылаться исключительно на номера посетителей (на номера представителей, если они есть, сообщения рассылаться не будут).

Опция "Отправлять на все дополнительные контакты/всем представителям (если они есть и если указаны их номера телефонов; если их нет, то сообщение будет отправлено посетителю)":

Галочка в данной опции означает, что сообщение будет отправляться только представителям. Если же у посетителя нет ни одного представителя, то сообщение будет отправлено посетителю. Галочка в данной опции может привести к тому, что посетителю дважды придет сообщение – как посетителю и как представителю, который является посетителем.

Опция "Также отправлять тем представителям посетителя, которые также являются посетителями"

Данная опция актуальна для тех организаций, у которых посетителями являются дети, а родители указываются как представители.

Сохраните все указанные настройки.

Обратите внимание, данное автоматическое действие будет работать, если у вас подключен и оплачен модуль СМС (за каждое сообщение взимается дополнительно плата).

Автоматическая смена статуса посетителя

Данное автоматическое действие поможет вам в фоновом режиме менять статусы посетителям в зависимости от наступления определенного события.

Например, вы можете настроить действие таким образом, что 1 раз в неделю система будет проверять список посетителей и, если посетитель добавлен в базу неделю назад и у него нет статуса, то присваивать ему статус "Потенциальный".

Обратите внимание! Статусы должны быть созданы предварительно на странице пункта меню Организация – Статусы посетителей.

Рассмотрим более детально настройку автоматической смены статуса посетителям.

Чтобы добавить и настроить действие, перейдите на страницу пункта меню Организация – Автоматические действия – кнопка "Добавить действие".

Далее рассмотрим опции настройки автоматического действия.

"Название"

Укажите название автоматического действия.

"Действие активно"

Галочка в опции "Действие активно" после сохранения настроек запускает автоматическое действие – будет происходить проверка статусов посетителей и происходить их смена.

Поэтому, если вы не уверены в том, что закончили с настройкой автоматического действия – снимите галочку.

"Событие"

Выберите "Периодическое действие с клиентом".

"Производить действие 1 раз в…"

Укажите периодичность автоматического действия – например, 1 раз в день, 1 раз в 2 недели или 1 раз в 2 месяца.

Один раз в указанный период действие будет активироваться и в фоне проверять посетителей и их статусы. Обратите внимание, отсчет начинается на следующий день после даты добавления посетителя в базу/даты последней смены статуса/даты последнего посещения.

"Отсчет начинается от…"

• Даты добавления в базу: проверка статуса посетителя будет производиться с даты добавления его в базу.
• Даты последней смены статуса: проверка будет проводиться с даты последней смены статуса. В случае, если у посетителя статус не менялся, то отсчет начинается с даты добавления клиента в базу.
• Даты последнего посещения: проверка будет проводиться с даты последнего отмеченного посещения. Действие производится, если у посетителя есть хотя бы одно отмеченное посещение.

"Ограничить количество выполнений"

Сколько раз будет проводиться автоматическое действие за выбранный период в опции "Производить действие 1 раз в…".

Обратите внимание!

Счетчик выполненных раз обнуляется каждый раз, когда:

• обновляется дата последней смены статуса (если отсчет начинается от даты последней смены статуса),
• обновляется дата последнего посещения (если отсчет начинается от даты последнего посещения).

"Действие"

Выберите действие "Смена статуса клиента".

"Новый статус"

Для данной опции возможны 2 варианта:

• статус меняется на новый,
• статус меняется на новый указанный, только если выбран предыдущий. Например, смена на статуса на "Постоянный", если текущий статус - "Пробное занятие".

После проведенной настройки сохраните автоматическое действие.

Рассмотрим два кейса с настройкой автоматического действия.

Присвоение статуса посетителям без статуса

Если по какой-то причине у вас есть посетители без статуса (например, при добавлении посетителей в базу вы забыли выбрать статус), то с помощью автоматического действия таким посетителям будет присвоен статус "Новый":

Если дата последнего отмеченного посещения посетителя была месяц или больше месяца назад, то статус такому посетителю будет меняться на "Замерший".

Настройку "Производить действие 1 раз в" устанавливаете равную 30 дням. Соответственно, система будет устанавливать новый статус на 31-й день после последнего посещения.

По всем возникающим вопросам, пожалуйста, обращайтесь в техническую поддержку.

С уважением, команда сервиса Отмечалка.